Redaktionsplan erstellen: Social Media im Team planen

Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan legt fest, welcher Beitrag wann auf welchem Kanal erscheint, wer ihn erstellt und wer ihn freigibt. Er ist das Arbeitsdokument zwischen Strategie und Veröffentlichung: Die Strategie beantwortet, warum du postest und worüber. Der Redaktionsplan beantwortet, was konkret wann passiert. Andere Namen für dasselbe sind Content-Plan, Content-Kalender oder Posting-Plan.

Für jeden Beitrag beantwortet ein guter Plan fünf Fragen: Was? Wo? Wann? Wer? Und wie weit ist er?

Wofür du ihn brauchst

• Verlässlichkeit: Die Kanäle bleiben auch in vollen Wochen aktiv, weil Beiträge vorbereitet sind.
• Vorlauf für die Produktion: Wer weiß, was in drei Wochen erscheint, bündelt Videos an einem Drehtag, statt für jedes neu aufzubauen.
• Freigaben ohne Hektik: Die Geschäftsführung sieht Beiträge Tage vorher – nicht am Abend vor dem Termin.
• Ausgewogene Themen: Du siehst auf einen Blick, ob du nur Produkte zeigst und das Team nie vorkommt.
• Vertretung: Fällt jemand aus, steht im Plan, was offen ist und wer übernimmt.

Drei Planungsebenen

Plane das Jahr grob, den Monat konkret und die Woche im Detail. Jede Ebene beantwortet eine andere Frage:

Für die Jahresebene hilft ein Social-Media-Kalender mit Feier- und Aktionstagen.

Die Spalten eines Redaktionsplans

Diese Spalten haben sich bewährt. Mehr machen den Plan nicht besser – was niemand pflegt, fliegt wieder raus.

Wie oft posten? Den Rhythmus festlegen

Eine Zahl, die für alle passt, gibt es nicht. Entscheidend ist, was dein Team über Monate durchhält – lieber drei Beiträge pro Woche, die immer kommen, als fünf, die nach vier Wochen einschlafen. Rechne rückwärts: Wie viele Stunden hast du pro Woche, und wie lange braucht ein Beitrag im jeweiligen Format?

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Du hast sechs Stunden pro Woche. Ein Foto-Beitrag braucht mit Text und Freigabe rund eine Stunde, ein Kurzvideo aus einem gebündelten Drehtag rund zwei. Dann passen zwei Videos und zwei Fotos pro Woche – oder drei Videos.

Leg dafür feste Plätze fest, etwa Dienstag 17 Uhr ein Video und Donnerstag 12 Uhr ein Karussell, und gib jedem Platz ein Thema. Dann lautet die Frage im Alltag nicht mehr „Was posten wir?“, sondern „Was kommt auf den Dienstagsplatz?“.

Für den Themenmix hilft eine Verteilung in Prozent, zum Beispiel 40 % Einblicke, 30 % Wissen, 20 % Angebot und 10 % Aktionen. Ob die Mischung stimmt, zeigt der Plan nach einem Monat. Uhrzeiten wählst du nach deiner Zielgruppe und prüfst sie an deinen eigenen Auswertungen; allgemeine Bestzeiten passen selten eins zu eins.

Ein Plan für alle Kanäle

Führe alle Kanäle in einem Plan, nicht in einem je Kanal – sonst siehst du nicht, dass am Dienstag drei Beiträge erscheinen und am Freitag keiner. Eine Idee kann auf mehreren Kanälen laufen, aber selten in derselben Form:

• Instagram: Reels und Karussells, kurze Bildtexte, Storys für den Moment.
• Facebook: oft dieselben Inhalte wie auf Instagram, dazu Hinweise auf Veranstaltungen und Links.
• LinkedIn: Fachwissen, Einblicke in Projekte und Personen; hier trägt der Text mehr als das Bild.
• YouTube: längere Videos und Shorts, mit einem Titel, nach dem jemand suchen würde.
• TikTok: Videos im Hochformat, die in den ersten Sekunden fesseln.

Im Plan heißt das: eine Zeile je Idee mit einem eigenen Text je Kanal – oder eine Zeile je Kanal, wenn die Formate stark abweichen. Entscheidend ist, dass niemand denselben Text überall hineinkopiert.

Status und Freigabe

Jeder Beitrag braucht einen Status, sonst weiß niemand, worauf er gerade wartet. Bewährt hat sich eine kurze Kette:

1. Idee – festgehalten, noch nicht ausgearbeitet
2. Entwurf – Thema, Format und Kernaussage stehen
3. In Arbeit – Text wird geschrieben, Material produziert
4. In Prüfung – liegt bei der Person, die freigibt
5. Freigegeben – darf so erscheinen
6. Eingeplant – Termin und Kanäle sind gebucht
7. Veröffentlicht – online – das Ergebnis wird nachgetragen

Für die Freigabe legst du drei Dinge fest: wer freigibt, bis wann, und was passiert, wenn niemand reagiert. Bei Videos lohnt sich eine Konzept-Freigabe vor dem Dreh: Ein geändertes Skript kostet Minuten, ein neuer Dreh einen halben Tag.

Externe wie Kund:innen, Partner oder die Rechtsabteilung brauchen keinen Zugang zum ganzen Plan; ein Link auf den einzelnen Beitrag genügt. Und ändert sich ein Beitrag nach der Freigabe, geht er noch einmal zur Freigabe – sonst erscheint eine Fassung, die niemand gesehen hat.

Beispiel: eine Woche im Redaktionsplan

Ein frei erfundenes Beispiel: ein Installationsbetrieb mit 40 Mitarbeitenden, zwei Kanälen und drei Beiträgen pro Woche.

Das Reel vom Dienstag stammt aus einem Drehtag in der Vorwoche, an dem drei Videos für den ganzen Monat entstanden sind. Die Story vom Samstag entsteht vor Ort – geplant ist nur, was sie zeigen soll.

Tabelle oder Werkzeug?

Für den Anfang reicht eine Tabelle. Unsere Redaktionsplan-Vorlage enthält die Spalten aus diesem Ratgeber. Eine Tabelle stößt an Grenzen, sobald mehrere Personen gleichzeitig arbeiten: Dateien liegen woanders, Freigaben laufen über E-Mail, der Status stimmt nicht mehr – und veröffentlicht wird trotzdem von Hand.

In Postguide ist der Redaktionsplan mit dem Rest der Arbeit verbunden. Aus dem Rhythmus deiner Strategie entstehen freie Plätze, die du mit Beiträgen füllst. Jeder Beitrag hat Status, Verantwortliche, Freigabe und Material an einem Ort. Wie streng freigegeben wird, legst du selbst fest: ohne Freigabe, einfach oder doppelt mit Konzept-Freigabe vor dem Dreh. Freigegebene Beiträge planst du direkt ein, die Veröffentlichung läuft automatisch auf Instagram, Facebook und YouTube.

Wie das im Einzelnen funktioniert, beschreibt das Handbuch in den Kapiteln Planung (öffnet in neuem Tab) und Freigabeprozess (öffnet in neuem Tab).

Häufige Fehler

• Zu weit im Voraus fertig planen: Drei Monate mit ausformulierten Texten veralten, bevor sie erscheinen.
• Kein Puffer: Wer jeden Beitrag am Vortag produziert, hat bei der ersten Krankheit eine Lücke.
• Freigabe am Termin: Die Geschäftsführung sieht den Beitrag eine Stunde vor dem Posten – und will noch etwas ändern.
• Nur Angebote: Ohne Themenanteile kippt der Plan in Werbung, und das Team, die Arbeit und das Wissen dahinter kommen nicht mehr vor.
• Keine Auswertung: Was funktioniert hat, fließt nicht in den nächsten Monat ein.